4 herramientas básicas en la nube que sustituyen otras tantas tradicionales


A pesar de los enormes e incontables avances tecnológicos que hemos experimentado en los últimos años, sobre todo en cuanto a la incorporación de las redes sociales y herramientas colaborativas, hay muchísimas personas que, utilizando un ordenador personal a diario en su oficina reniegan o no terminan de incorporarse a las nuevas herramientas. En mi opinión es un grave error puesto que resta productividad en el trabajo. Y la suma de la actitud de todos estos profesionales que no se suben al tren de la innovación a pesar de tenerlas al alcance de la mano y gratuitamente, da como resultado una gran pérdida de productividad agregada en el país, lo que nos hace menos competitivos.

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Imagen: freedigitalphotos.net

Se trata de tareas que hacen rutinariamente. A continuación expongo tres casos básicos:

1. Google Drive

Cualquier empleado o empleada de oficina tiene que abrir Microsoft Word o Excel en cualquier momento del día. Unas veces para comenzar a redactar un documento, otras para incorporar nuevas líneas a un documento creado por un tercero o simplemente para echarle un vistazo final y corregir algunos errores.

No hace falta imaginarse una situación muy complicada para ponerla como ejemplo. Cualquiera de nosotros ha tenido que redactar un documento y enviárselo por correo electrónico a su jefe/a para que aporte sus ideas o lo corrija. Este documento, a su vez, nos es reenviado a nosotros, con el consiguiente (no siempre se da) cambio de nombre para diferenciar el archivo del original. Volvemos a enviarle el documento con nuevas anotaciones y así hasta llegar al ‘informe_8.docx’. Pues imaginaros este proceso entre más de dos personas. Sí, una locura.

Qué nos cuesta entrar en Google Drive, para lo cual sólo necesitamos una cuenta en Google (Gmail). Tenemos ahí un montón de espacio (15 GB) para crear, compartir y guardar documentos. Sinceramente te aconsejo, si no lo haces ya, que la próxima vez que tengas que realizar un documento conjunto (trabajo de clase, informe en la oficina, etc.) utilices Google Drive.

Crea el documento y compártelo con quien quieras indicando su correo electrónico (también de Gmail). Desde ese momento todas las personas a las que has invitado (si les has dado el permiso de ‘Editor’) podrán editar el texto y además podréis hablar en tiempo real por el chat que tiene habilitado. Y otro consejo, escribid cada uno en un color diferente para que se identifique bien la aportación de cada uno. Y cuando hayas terminado el documento, si quieres, llévatelo a Word y terminas de darle el formato que más te guste (si es que en Drive no has podido).

De esta forma ahorraremos tiempo en la elaboración, el texto se verá mucho más enriquecido, evitaremos perder tiempo buscando el correo con el último documento y será mucho más fácil compartirlo con otros usuarios, en las redes sociales u obtener un enlace URL.

Ah, y una última cosa. No tiene botón de ‘Guardar’. Esto supone un gran ventaja puesto que conforme vamos editando, se va guardando. Así que no temas si se te corta la luz o se bloquea tu dispositivo. Drive guarda conforme escribes.

2. Pocked

¿Quién de nosotros no ha utilizado nunca el botón ‘Favoritos’ del navegador para guardar una página que nos ha gustado con objeto de tenerla a mano en un futuro? Y ahora te pregunto. ¿Qué pasa si eso lo hiciste en tu PC y ahora quieres verlo en tu smartphone? No lo tienes, ¿verdad? O en la tablet. O en el portátil (depende de tu navegador).

Para eso está Pocked, que dispone de un botón que se instala en tu navegador y que hace la misma función que el botón ‘Favoritos’, sólo que en lugar de guardarlo en tu navegador, lo hace en la nube, en internet, de forma que puedes acceder al contenido que acabas de guardar en cualquier dispositivo, sea tuyo o de otra persona, y en cualquier lugar del mundo. ¿No es esto algo útil? Debería ser básico en las oficinas, sobre todo para empleados y directivos que viajan con frecuencia.

El funcionamiento es muy sencillo:

1º) Crea una cuenta en Pocked.
2º) Haz clic en este enlace y luego en ‘Instala el marcador’.

pocked button3º) Sigue los pasos de la instalación y finalizalá. Verás que aparece un botón con el icono de Pocked en la parte superior derecha de tu ventana, en el navegador.
4º) Entra en una web cualquiera y localiza una página o noticia de tu interés.
5º) Haz clic en el botón Pocked de tu navegador y luego en el icono que refleja una etiqueta. Escribe las etiquetas o tags que definen esa noticia que estás guardando. Esto te permitirá organizar tus contenidos y localizarlos después mejor.

Como ves es muy fácil y es una forma de tener en cualquier dispositivo y en cualquier lugar del mundo tus contenido más interesantes. Es el botón “Favoritos 2.0”.

3. Pinterest

Todos hemos tenido siempre una o varias carpetas con imágenes y fotografías. Y creo que todo el mundo las sigue teniendo por muy a la vanguardia que esté en cuanto a web 2.0 y redes sociales. El problema está en la disponibilidad de estas imágenes y fotografías en cualquier otro lugar que no sea nuestro ordenador personal.

Pinterest es una red social de imágenes, con un claro predominio de público femenino a nivel mundial. En esta red se comparten millones de imágenes (pines) a diario en relación a la moda, animales, paisajes, deporte, vida saludable, etc. Pero además tiene una funcionalidad muy atractiva para recopilar imágenes y, sobre todo, infografías. Las infografías son imágenes que recogen texto de forma que la lectura es mucho más atractiva y amena. Diseñar infografías se ha convertido en todo un arte. Decir mucho en poco espacio y con un alto contenido gráfico.

Al igual que Pocked, Pinterest te da la opción de instalar su botón en tu navegador. Vamos a ver los pasos de su instalación y uso:

1º) Crea una cuenta en Pinterest.
2º) Haz clic en este enlace y luego en ‘Instala ahora’.

Pin it3º) Sigue los pasos de la instalación y finalizalá. Verás que aparece un botón con el icono de Pinterest en la parte superior derecha de tu ventana, en el navegador. Junto al botón de Pocked.
4º) Entra en una web cualquiera y localiza una página o noticia de tu interés. Si contiene una infografía mejor.
5º) Haz clic en el botón Pinterest de tu navegador y verás como se abre una nueva ventana en la que aparecen todas las imágenes que contiene la página que acababas de abrir. Sólo te queda hacer clic en ‘Pin it’ en el centro de la imagen que quieras llevarte a una de tus carpetas (tableros) que hayas creado para ordenar tus imágenes..

4. Dropbox, OneDrive, Box, etc.

En realidad no es una herramienta, sino varias en una, bajo el concepto de almacenamiento en la nube. Quizá Dropbox es el más conocido y más utilizado. Lo aconsejable es tener una cuenta en cada uno si no quieres adquirir espacio de pago en ninguna de ellas. Alojar archivos, del tipo que sea, en cualquiera de estas herramientas es de lo más útil, puesto que puedes disponer de tus archivos en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Y además puedes compartir las carpetas y archivos con tus amigos y obtener enlaces URL para llevártelos a las redes o a tu blog.

Cada uno de ellos tiene una capacidad de almacenamiento diferente, aunque se puede aumentar realizando tareas de promoción de esa herramienta (enviando un email a tus contactos, seguirles en Twitter, etc.) o adquiriendo algunas de las versiones de pago que ofrecen.

Sea como sea, te interesa tener tus archivos en la nube para desarrollar mejor tu trabajo y también como medida de seguridad, ya que puedes perder un pendrive o dejar inservible un disco duro externo. Menos probable es que pierdas tus archivos en la nube. En todo caso, mi consejo es que todos tus archivos de interés los tengas por duplicado estén donde estén.

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